Większość firmowych dokumentów wymaga przechowywania przez określony czas. Zanim jednak umowy i faktury trafią do pudełek czy segregatorów, należy je odpowiednio skategoryzować i oznaczyć. Ponadto składowanie znacznej ilości druków wymaga dużej przestrzeni. Nic więc dziwnego, że coraz więcej firm decyduje się na outsourcing archiwizacji dokumentów. Jakie są zalety tego rozwiązania i jak wybrać godnego zaufania usługodawcę?
Archiwizacja dokumentacji – kiedy i dlaczego warto zlecić ją zewnętrznej firmie?
Twoje przedsiębiorstwo generuje duże ilości druków? Nie dysponujesz pomieszczeniem o wystarczającej powierzchni do przechowywania dokumentów? Nie chcesz zatrudniać pracownika do prowadzenia archiwum? Jeśli na choć jedno pytanie Twoja odpowiedź brzmi „tak”, outsourcing dokumentacji będzie dobrym wyborem.
Zlecając prowadzenie archiwum zewnętrznej firmie, możesz mieć pewność, że Twoje dokumenty zostaną przechowywane w sposób bezpieczny i zgodny z prawem. Profesjonaliści zadbają o ochronę wrażliwych danych, skatalogują wszelkie druki i pliki w formie cyfrowej, a w razie potrzeby udostępnią Ci wybrane faktury czy księgi rachunkowe. Kiedy czas obowiązkowego przechowywania minie, możesz liczyć na profesjonalną utylizację.
Komu zlecić archiwizację firmowych dokumentów? Postaw na profesjonalistów
Należy mieć na uwadze, że archiwizacja dokumentacji to bardzo odpowiedzialne zadanie. Dlatego warto je powierzyć specjalistycznej firmie cieszącej się dobrą reputacją. Na co zwrócić uwagę podczas poszukiwań odpowiedniego usługodawcy?
Bezpieczeństwo i zgodność z przepisami
Bardzo ważne jest, by Twoje firmowe dokumenty były przechowywane w sposób, który uchroni je przed fizycznym zniszczeniem np. w wyniku pożaru czy zalania. Nie mniej istotne jest jednak bezpieczeństwo wrażliwych danych. Dlatego zanim zdecydujesz się na współpracę z konkretną firmą świadczącą usługi archiwizacyjne, upewnij się, że działa ona zgodnie z obowiązującymi normami. Najłatwiej zapytać wprost jej przedstawiciela o sposoby zabezpieczenia dokumentacji.
Zakres usług
Upewnij się, że dana firma zapewni Ci obsługę na miarę Twoich potrzeb. Sprawdź, czy w ramach archiwizacji dostępna jest np. digitalizacja dokumentów czy niszczenie zdezaktualizowanych druków.
Doświadczenie
Przedsiębiorstwo zajmujące się archiwizacją dokumentów obecne na rynku od kilku czy kilkunastu lat będzie mogło pochwalić się niezbędną wiedzą, znajomością przepisów oraz realiów pracy z ważnymi firmowymi drukami.
Referencje
Warto zapoznać się z opiniami dotychczasowych klientów na temat współpracy z konkretnym usługodawcą. Możesz sprawdzić referencje w internecie lub popytać znajomych przedsiębiorców.
Powierzenie archiwizacji dokumentacji profesjonalnej firmie ma wiele zalet i sprawdza się głównie w średnich i dużych przedsiębiorstwach. Zanim podpiszesz umowę z wybranych usługodawcą, sprawdź, jak długo jest on obecny w branży i zapoznaj się z opinią dotychczasowych klientów. Warto również zapytać o to, czy firma archiwizacyjna pracuje w oparciu o aktualne normy i co dokładnie wchodzi w zakres usługi.